Piszesz follow-up po rozmowie? Oprzyj go na tym, co naprawdę padło

Wklejasz notatkę po rozmowie. Dostajesz krótki mail, który nawiązuje do słów klienta i proponuje jeden następny krok. Bez wymyślonych ustaleń.

Zacznij tutaj. Skopiuj prompt, uzupełnij pola na górze i wklej całość do nowej rozmowy z AI.

Otwieram narzędzie…

Jak korzystać

Kopiujesz prompt i uzupełniasz siedem pól. W notatce zamiast imion piszesz role: „klient”, „szef klienta”. W ostatnim polu zaznaczasz, czy masz podstawę, żeby napisać do tej osoby tym kanałem.
Porównujesz pierwszą część odpowiedzi, czyli co jest w notatce, a czego nie ma, ze swoją notatką.
AI wybiera jeden z czterech rodzajów follow-upu: z następnym krokiem, z nową informacją, z pytaniem albo zamykający temat.
Dostajesz krótki mail z jednym pytaniem albo jednym następnym krokiem. Przepisujesz go swoimi słowami.
Przechodzisz listę „Do sprawdzenia przed wysłaniem” i dopiero wtedy wysyłasz.

Jak sprawdzić wynik: w mailu nie ma ustaleń, dat ani korzyści spoza notatki. Klient po pierwszym zdaniu wie, o jaką sprawę chodzi, i dostaje coś więcej niż informację, że czekasz. Bez powodu do kontaktu AI nie napisze maila, tylko zapyta, po co piszesz. Gdy powodu nie ma albo nie wiesz, czy masz podstawę do kontaktu, nad mailem zobaczysz „NIE WYSYŁAJ”.

Przykład (fikcyjny)

Marta układa trasy dostaw dla hurtowni. Z notatki: część dostaw dociera po terminie, kierowniczka logistyki chce to poprawić bez kolejnego koordynatora i miała zebrać dane o opóźnieniach z trzech miesięcy. Daty nie ustaliły. W notatce została też uwaga o chorobie przełożonej klientki.

AI bez zasad pisze: „Zgodnie z ustaleniami do piątku prześlą Państwo dane, a my zagwarantujemy oszczędności”. Piątku nie było. Oszczędności też nie.

Z tym promptem AI pisze, że pominęło informację o chorobie, i przypomina, żeby takich rzeczy nie wklejać. Potem mail: „Piszę w sprawie tego, co ustaliłyśmy po rozmowie o dostawach, które docierają po terminie. Miała Pani zebrać dane o opóźnieniach z trzech ostatnich miesięcy”. Na końcu jedno pytanie: „Kiedy realnie będzie Pani gotowa wrócić do rozmowy o tych danych?”.

Po czym poznasz, że pomaga

Licz follow-upy, po których klient odpisał coś o sprawie albo ustalił z Tobą następny krok z datą. Samo „jeszcze nie” się nie liczy.

Co dalej

Podsumowanie spotkania w pięciu zdaniach
Mail tuż po rozmowie, z ustaleniami i datą. Z nim follow-up pisze się sam.

Co obiecałem klientowi i do kiedy
Zanim przypomnisz klientowi o jego obietnicach, sprawdź swoje.

Gdzie to miejsce w całym procesie

Mail po spotkaniu z klientem: AI bez zasad dopisuje piątek i oszczędności, z promptem zostają tylko fakty z notatki

Przed: na koniec spotkania ustalasz, co robicie, kto to robi, do kiedy i co wydarzy się później. Termin następnego kontaktu ustalasz, zanim wyślesz ofertę. Zaraz po rozmowie zapisujesz notatkę.

Teraz: z notatki powstaje mail, który przypomina rozmowę i daje klientowi łatwy ruch.

Po: zapisujesz, co wysłałeś i jaki jest następny krok. Odzywasz się ponownie, gdy masz powód, a nie dlatego, że minęły trzy dni. Prośba „proszę więcej nie pisać” kończy kontakt.

Jak robi się to w uporządkowanej firmie

Żadne spotkanie nie kończy się zdaniem „to pozostajemy w kontakcie”. Przy każdym kliencie jest data i konkretne działanie, na przykład „piątek 10:00, decyzja o wariancie”, a nie „follow-up za tydzień”. Notatka oddziela słowa klienta od wrażeń handlowca. Każdy follow-up odpowiada na pytanie „Piszę, bo…”. Gdy odpowiedzi nie ma, handlowiec uczciwie zamyka temat, zamiast wysyłać piąte przypomnienie.

Jak napisać follow-up do klienta? Oprzyj go na tym, co naprawdę padło. Rysunek handlowca przy laptopie i notatce — Zapisz sobie na telefonie albo podaj dalej. Pobierz obrazek

Zanim użyjesz

Kontakt z klientami prowadź zgodnie z przepisami. Jak to wygląda w praktyce B2B, opisałem tutaj: https://www.karoltabis.com/b2b-prospecting-a-pke-komunikacja-w-swietle-prawa-komunikacji-elektronicznej/

Materiały i transkrypcja

Temat ciszy po ofercie zapowiedzieliśmy na live SalesJump #1: „Gorzej niż »za drogo« jest tylko cisza”.