Po spotkaniu pamiętasz, że coś obiecałeś. Sprawdź co i do kiedy

Wklejasz do AI notatkę albo transkrypcję spotkania. Dostajesz listę: co obiecałeś Ty, co klient, do kiedy i czego nikt jeszcze nie ustalił.

Zacznij tutaj. Skopiuj prompt, uzupełnij pola na górze i wklej całość do nowej rozmowy z AI.

Otwieram narzędzie…

Jak korzystać

Kopiujesz prompt i uzupełniasz cztery pola: data spotkania, kto rozmawiał, co już zrobiłeś, notatka.
Czytasz odpowiedź. Najpierw Twoje obietnice, potem obietnice klienta, każda z terminem i słowami z notatki. Osobno to, co było tylko propozycją albo luźnym pomysłem.
Sprawdzasz, czy spotkanie skończyło się następnym krokiem: co robimy, kto, do kiedy i co potem.
Najpierw robisz to, co sam obiecałeś, albo piszesz klientowi, kiedy to zrobisz.
Dopiero potem dopytujesz o brakujące terminy. AI podsuwa najwyżej trzy krótkie pytania.

Jak sprawdzić wynik: każda obietnica ma obok słowa z notatki. Nie ma dat, których nikt nie powiedział. Przy „spróbuję” i „może kiedyś” nie stoi „klient obiecał”. Jeśli AI coś dopisało, napisz mu, że tego nie ma w notatce.

Przykład (fikcyjny)

Anna sprzedaje przeglądy klimatyzacji dla biurowców. We wtorek 6 października rozmawia z kierownikiem administracji. W notatce ma: „Prześlę dwa warianty harmonogramu przeglądów do środy”. Klient: „Ja spróbuję zebrać, ile było awarii w zeszłym roku”. Anna: „To może wróćmy do tego w przyszłym tygodniu?”. Klient: „Wolałbym po rozmowie z dyrektorem, nie wiem jeszcze kiedy”.

AI wpisuje jedną obietnicę Anny: harmonogram do środy, 7 października, z dopiskiem, że datę policzyło od dnia spotkania. Klient niczego nie obiecał. „Spróbuję zebrać” to zamiar bez terminu. Nie wiadomo, co dzieje się po harmonogramie, więc spotkanie nie skończyło się ustalonym następnym krokiem. Pytanie do klienta: „Kiedy realnie będzie Pan po rozmowie z dyrektorem? Ustalmy od razu termin, zamiast później się szukać.” Najpierw jednak Anna sprawdza, czy harmonogram w ogóle wyszedł.

Po czym poznasz, że pomaga

Przez tydzień po każdym spotkaniu zapisz następny krok z datą. Policz, przy ilu spotkaniach to się udało. „Kontakt za tydzień” się nie liczy.

Co dalej

Podsumowanie spotkania w pięciu zdaniach
Wiesz już, co ustalone. Wyślij klientowi krótkie podsumowanie z następnym krokiem i datą.

Follow-up z mojej notatki
Swoje obietnice dowiozłeś, a klient milczy. Napisz wiadomość, która odnosi się do rozmowy.

Gdzie to miejsce w całym procesie

Ustalenia po spotkaniu z klientem w trzech kartkach: moje obietnice, obietnice klienta i to, co nie jest obietnicą

Przed: pod koniec spotkania ustalasz cztery rzeczy: co robimy, kto to robi, do kiedy i co wydarzy się później.

Teraz: z notatki wyciągasz obietnice obu stron i widzisz, czego brakuje.

Po: dowozisz swoje, wpisujesz do kalendarza tylko potwierdzone terminy i dopytujesz klienta o resztę. Potem możesz wysłać krótkie podsumowanie.

Jak robi się to w uporządkowanej firmie

Żadne spotkanie nie kończy się zdaniem „to pozostajemy w kontakcie”. Po każdym w systemie, w którym zapisujesz klientów, jest data i konkretne działanie. Nie „kontakt za tydzień”, tylko „piątek 10:00, decyzja o wariancie A po rozmowie z dyrektorem”.

Handlowiec, zanim przypomni klientowi o jego zadaniu, sprawdza własne. Termin następnego kontaktu ustala jeszcze przed wysłaniem oferty. Wtedy kolejny telefon nie jest nachodzeniem, tylko tym, na co obie strony się umówiły.

Po spotkaniu pamiętasz, że coś obiecałeś? Zanim przypomnisz klientowi jego zadanie, sprawdź swoje. Rysunek handlowca — Zapisz sobie na telefonie albo podaj dalej. Pobierz obrazek

Zanim użyjesz

Kontakt z klientami prowadź zgodnie z przepisami. Jak to wygląda w praktyce B2B, opisałem tutaj: https://www.karoltabis.com/b2b-prospecting-a-pke-komunikacja-w-swietle-prawa-komunikacji-elektronicznej/