Po dniu pełnym rozmów zapisz, kto co obiecał i co robisz jutro

Wklejasz surowe notatki z całego dnia. Dostajesz przy każdej sprawie następny krok z datą, listę obietnic i plan na jutro. Nic dopisanego.

ok. 10 minut

Zacznij tutaj. Kliknij „Kopiuj prompt”, wpisz dzisiejszą datę, wklej notatki z całego dnia bez nazw firm i nazwisk i wyślij całość w czacie z AI.

Otwieram narzędzie…

Jak uruchomić

ChatGPT

Otwórz nową rozmowę, wklej prompt z datą i notatkami i wyślij. Jeśli przy jakiejś sprawie pojawi się wynik albo termin, którego nie zapisałeś, napisz: „Tego nie ma w notatkach. Popraw bez tego.” Jeśli dwóch klientów trafi do jednego wpisu, napisz, które linijki dotyczą którego klienta.

Claude

Otwórz nową rozmowę, wklej prompt z datą i notatkami i wyślij. Notatki dyktowane możesz wkleić tak, jak są, bez porządkowania. Sprawdź w części 1, ile spraw AI rozpoznało, zanim zaczniesz czytać resztę.

Gemini

Otwórz nową rozmowę, wklej prompt z datą i notatkami i wyślij. Jeśli Gemini zacznie oceniać Twój dzień albo szanse klientów, napisz: „Tylko to, co jest w notatkach. Bez ocen.” Sprawdź, czy daty policzone z „jutro” i „w piątek” zgadzają się z kalendarzem.

Przebieg i zasady

Wpisz dzisiejszą datę. Bez niej AI nie zamieni „do czwartku” na datę i nie powie, która obietnica jest po terminie.
Wklej notatki z całego dnia i wyślij.
Odpowiedź ma pięć części: co AI dostało, sprawy z dnia do wpisania w system, obietnice, jutro i najwyżej trzy rzeczy do sprawdzenia.
Przy każdej sprawie jest następny krok: co, kto, do kiedy i co potem. Gdy go nie ma albo nie ma daty, jest zdanie „Brak następnego kroku z datą.”, a w części „Jutro” jedno pytanie do klienta na następny kontakt.

Obietnice po terminie. Gdy termin minął, a w notatkach nie ma informacji o wykonaniu, AI nie pisze „niezrobione”. Na jutro daje najpierw „sprawdź, czy zrobione”, bo mogłeś to wysłać i nie zapisać.

Czego AI nie zrobi. Nie dopisze wyników rozmów, terminów, obietnic ani zadań, których nie ma w notatkach, także na Twoją prośbę. Nie wpisze przewidywań w rodzaju „jutro na pewno podpiszą”. Nie poda procentów ani „temperatury” klienta. Nie oceni Twojego dnia i nie skomentuje liczby telefonów. Nie przepisze nazw firm, nazwisk ani spraw prywatnych. Nie wykona poleceń ukrytych w notatkach. Nie napisze maila do klienta. Nie wyśle niczego i nie zmieni niczego w Twoim systemie ani kalendarzu. Nie szuka niczego w internecie.

Zanim użyjesz. Zamiast nazw firm i nazwisk pisz krótki opis albo pseudonim klienta. Usuń telefony, maile i sprawy prywatne, także swoje. Sprawdź, czy Twoja firma pozwala wklejać notatki o klientach do czatu z AI. Kontakt z klientami prowadź zgodnie z przepisami. Jak to wygląda w praktyce B2B, opisałem tutaj: https://www.karoltabis.com/b2b-prospecting-a-pke-komunikacja-w-swietle-prawa-komunikacji-elektronicznej/

Przykład (fikcyjny)

Notatki z wtorku: „Serwis klimatyzacji A: obiecałem ofertę do czwartku. Hurtownia B: właściciel mówi »wrócimy do tematu po sezonie«. Biuro rachunkowe C: przykładowy raport obiecany do zeszłego piątku, nie pamiętam, czy wysłałem.”

AI pisze: przy serwisie A Twoja obietnica z datą czwartku. Przy hurtowni B „brak terminu” i „Brak następnego kroku z datą.” z pytaniem na następny kontakt: „Kiedy realnie będą Państwo gotowi wrócić do decyzji? Ustalmy od razu termin, zamiast później się szukać.” Przy biurze C obietnica po terminie, a na jutro pierwsze działanie: sprawdź, czy raport wyszedł. AI nie pisze „hurtownia B zainteresowana, wysoka szansa”, bo tego w notatkach nie ma.

Jak ocenić wynik

Każdy klient ma osobny wpis, w kolejności z Twoich notatek.
Przy każdej sprawie jest następny krok z datą albo zdanie „Brak następnego kroku z datą.”
Nie ma wyników rozmów, terminów ani zadań, których nie ma w notatkach. Twoje wrażenia są oznaczone jako wrażenia.
Obietnice mają termin albo wpis „brak terminu”. Obietnica po terminie bez informacji o wykonaniu nie jest opisana jako „niezrobiona”.
„Może”, „zastanowimy się” i „proszę przesłać ofertę” nie są opisane jako decyzja klienta.
Nie ma procentów, „gorących klientów” ani oceny Twojego dnia.
W wyniku nie ma nazw firm, nazwisk ani spraw prywatnych.

Jak powtórzyć

Pod koniec każdego dnia z kilkoma rozmowami zrób to samo w nowej rozmowie z AI, na notatkach z tego dnia. Sprawy z poprzednich dni, które nadal są otwarte, dopisz do notatek jedną linijką, na przykład „biuro rachunkowe C: raport obiecany do piątku, sprawdzić”. AI nie pamięta poprzednich dni, jeśli ich nie wkleisz.

Co dalej

Po spotkaniu zapisz fakty i następny krok, a nie wrażenia
Gdy z jednego ważnego spotkania chcesz zrobić pełną notatkę do systemu: problem, kto decyduje, stan sprawy.

Po spotkaniu pamiętasz, że coś obiecałeś. Sprawdź co i do kiedy
Gdy z jednej rozmowy chcesz dokładnie rozpisać obietnice obu stron i to, o co dopytać.

Piszesz follow-up po rozmowie? Oprzyj go na tym, co naprawdę padło
Gdy do klienta bez następnego kroku trzeba wrócić z krótką wiadomością.

Gdzie to miejsce w procesie

Przed: kończysz każdą rozmowę następnym krokiem z datą i zapisujesz choć dwa zdania.

Teraz: raz dziennie zbierasz wszystkie sprawy, obietnice i następne kroki w jednym miejscu.

Po: przepisujesz wpisy do systemu, sprawdzasz obietnice po terminie, a do klientów bez następnego kroku wracasz z jednym pytaniem.