Piszesz pierwszy mail do nowej firmy. Zacznij od niej, nie od siebie

Szablon pierwszego maila i prompt, który dopasuje go do jednej firmy z Twojej notatki. Bez wymyślonych faktów, z jednym pytaniem na końcu.

Zacznij tutaj. Skopiuj wzór i uzupełnij go swoimi danymi.

Otwieram narzędzie…

Jak korzystać

Bierzesz szablon i podmieniasz nawiasy na swoje słowa. Albo kopiujesz prompt i uzupełniasz sześć pól, bez imienia i nazwiska odbiorcy.
Pierwsze zdanie po „Dzień dobry” mówi o odbiorcy: co zauważyłeś i skąd to wiesz.
Potem możliwy problem, napisany jako przypuszczenie. Potem jedno albo dwa zdania o tym, co dajesz i co się dzięki temu klientowi zmieni.
Na końcu jedno pytanie, wąskie i łatwe do odpowiedzi. Długość maila to wskazówka: jeśli zdanie o tym, co się zmieni u klienta, potrzebuje więcej miejsca, daj mu je. Gdy masz dowód efektu, który umiesz pokazać, prompt napisze też osobny wariant z tym dowodem, do wyboru, nie jako kolejny mail.
Przepisujesz szkic swoimi słowami i przechodzisz listę „Przed wysłaniem” z szablonu.

Jak sprawdzić wynik: w mailu nie ma niczego, czego nie ma w Twoich notatkach. Nie ma liczb, których nie umiesz pokazać. Po „Dzień dobry” nie stoi nazwa Twojej firmy ani słowo „oferta”. Jeśli nie zaznaczysz, że podstawa wysyłki jest sprawdzona, AI oznaczy szkic jako „nie wysyłaj”.

Przykład (fikcyjny)

Ania pracuje w firmie, która robi przeglądy i naprawy wózków widłowych. Na stronie hurtowni budowlanej przeczytała, że we wrześniu ruszył jej drugi magazyn.

Pierwszy odruch: „Chciałabym zaproponować Państwu naszą ofertę serwisu”. Mail z szablonu zaczyna się inaczej: „Przeczytałam na Państwa stronie, że we wrześniu ruszył drugi magazyn”. Dalej: przy dwóch magazynach łatwo stracić rachubę, kiedy który wózek ma przegląd. Ania nie wie, czy tak jest u nich, i pisze to wprost. Potem jedno zdanie o przeglądach w obu miejscach według jednego planu i wózku zastępczym na czas naprawy. Na końcu pytanie: „Kiedy rozmawiam z hurtowniami, które otworzyły drugi magazyn, najczęściej słyszę o pilnowaniu terminów przeglądów albo o przestojach w sezonie. Jak jest u Państwa?”.

Po czym poznasz, że pomaga

Licz odpowiedzi merytoryczne: takie, w których odbiorca pisze coś o swojej sytuacji. Samo „dziękuję, nie” i „proszę przesłać ofertę” się nie liczą. Otwarć nie licz wcale, bo programy pocztowe pokazują je niedokładnie.

Co dalej

Pierwsza wiadomość z prawdziwej obserwacji
Nie masz jeszcze dobrej obserwacji? Zacznij od niej.

Wiadomość do szefa sprzedaży, do prezesa, do firmy szkoleniowej
Ten sam mail brzmi inaczej dla szefa sprzedaży, a inaczej dla prezesa.

Gdzie to miejsce w całym procesie

Jak napisać maila do nowego klienta: zacznij od odbiorcy, nie od siebie, i skończ jednym pytaniem zamiast prośby o termin

Przed: wiesz, do jakich firm i do kogo w nich piszesz. Masz jedną rzecz, którą da się sprawdzić, i wiesz, że możesz wysłać mail tej osobie.

Teraz: układasz mail w kolejności: odbiorca, możliwy problem, co dajesz, co się zmieni, jedno pytanie.

Po: z odpowiedzi zapisujesz fakty: jaki jest problem, kto o nim decyduje, jaki następny krok i kiedy. Odzywasz się ponownie dlatego, że masz powód, a nie dlatego, że minęły trzy dni. Prośba „proszę więcej nie pisać” kończy temat.

Jak robi się to w uporządkowanej firmie

Handlowiec nie pisze pierwszego maila bez zapisanej obserwacji i jej źródła. Każdy mail przechodzi tę samą krótką listę kontrolną. Firma raz ustaliła z prawnikiem, kiedy i do kogo może pisać, i to zapisała. Odpowiedzi trafiają do jednej osoby jeszcze tego samego dnia.

Zacznij mail od odbiorcy, nie od siebie. Rysunek handlowca, który wysyła cold mail, i klienta znudzonego jego początkiem — Zapisz sobie na telefonie albo podaj dalej. Pobierz obrazek

Zanim wyślesz

Kontakt z klientami prowadź zgodnie z przepisami. Jak to wygląda w praktyce B2B, opisałem tutaj: https://www.karoltabis.com/b2b-prospecting-a-pke-komunikacja-w-swietle-prawa-komunikacji-elektronicznej/