Klient prosi o ofertę? Zanim otworzysz PowerPointa, zadaj trzy pytania

Jedna kartka A4: co powiedzieć zamiast „już wysyłam”, trzy pytania przed napisaniem oferty i test, który zrobisz, zanim klikniesz „wyślij”.

Zacznij tutaj. Pobierz PDF i przeczytaj go przed rozmową.

Otwieram narzędzie…

Jak korzystać

Zanim otworzysz PowerPointa, oddzwoń. Zamiast „Oczywiście, już wysyłam” powiedz: „Dziękuję za zapytanie. Dzwonię, bo mamy takie doświadczenie, że jeżeli przed przygotowaniem oferty zadam kilka pytań, to jest ona po prostu lepiej dopasowana. Mogę zadać trzy krótkie pytania?”
Zapytaj o problem: „Co sprawiło, że zaczęli Państwo szukać tego rozwiązania właśnie teraz?”
Zapytaj o wartość: „Co będzie dla Państwa najważniejsze przy porównywaniu ofert?”
Zapytaj o efekt: „Po czym po wdrożeniu poznają Państwo, że ten projekt rzeczywiście się udał?”
Jeszcze przed wysyłką zapytaj: „Jeżeli oferta będzie odpowiadała temu, czego Państwo szukają, jaki będzie następny krok?” Umów termin, kiedy razem ją omówicie.

Każdą odpowiedź zapisz jednym zdaniem w polu na kartce. Jeśli klient sam odpowiedział na któreś pytanie, nie zadawaj go drugi raz.

Jak sprawdzić wynik: zanim klikniesz „wyślij”, odpowiedz jednym zdaniem: dlaczego teraz, co jest dla klienta najważniejsze i po czym pozna sukces. Jeśli któreś pole jest puste, wysyłasz dokument w ciemno.

Przykład (fikcyjny)

Tomek montuje klimatyzację. Dostaje maila: „Proszę wysłać ofertę na klimatyzację do nowego biura. Wymagania w załączniku. Jutro do 16.” Kiedyś od razu siadłby do wyceny. Teraz oddzwania i zadaje trzy pytania. Przy drugim okazuje się, że najważniejszy jest termin. Ludzie wprowadzają się za sześć tygodni, a cena jest na drugim miejscu. Oferta Tomka zaczyna się więc od harmonogramu montażu, nie od cennika. Na koniec rozmowy umawiają się na omówienie oferty w czwartek o 10.

Gdy klient nie ma czasu na rozmowę

Masz trzy uczciwe wyjścia. Możesz wysłać materiał ogólny i napisać, jakie założenia przyjąłeś. Możesz poprosić mailem o minimum danych do wyceny. Możesz też powiedzieć wprost, że bez tych informacji trudno dobrze wycenić, i zaproponować krótki telefon. Bez nacisku.

Po czym poznasz, że pomaga

Policz, przy ilu wysłanych ofertach miałeś zapisane trzy odpowiedzi i datę omówienia. Potem sprawdź, ile z tych omówień rzeczywiście się odbyło. Po kilku tygodniach zobaczysz różnicę między ofertą wysłaną po rozmowie a ofertą wysłaną w ciemno.

Co dalej

Czy ta szansa zasługuje na ofertę?
Wklejasz notatkę z rozmowy, AI pokazuje, czego jeszcze nie wiesz.

Checklista „przed wysłaniem oferty”
Odhaczasz punkty, zanim dokument trafi do klienta.

Piętnaście minut, które kwalifikują: osiem pytań
Gdy potrzebujesz pełniejszej rozmowy niż trzy pytania.

Gdzie to miejsce w całym procesie

Oferta wysłana od razu kontra po trzech pytaniach: jak przygotować ofertę handlową, gdy znasz powód i priorytet klienta

Przed: klient prosi o ofertę. Sprawdzasz, co już o nim wiesz, żeby nie pytać drugi raz.

Teraz: zamiast odruchowo wysyłać dokument, ustalasz problem, wartość i efekt oraz następny krok z datą.

Po: piszesz ofertę, która zaczyna się od tego, co klient nazwał najważniejszym. Wysyłasz ją z umówionym terminem omówienia.

Jak robi się to w uporządkowanej firmie

Każda oferta przypomina klientowi pięć rzeczy: jaki ma problem, jaki sposób rozwiązania wybraliście i dlaczego, jaką wartość dostaje, jaki efekt ma z tego wyniknąć i ile kosztuje następny krok. Nie liczy się długość dokumentu. Liczy się, żeby nie mówił tylko, kim jesteście, co sprzedajecie i ile to kosztuje. W notatce albo w systemie, w którym zapisujesz klientów, przy każdej ofercie są trzy zdania i data omówienia. Szef sprzedaży nie pyta „ile ofert wysłałeś?”, tylko „ile omówiłeś z klientem?”.

Klient prosi o ofertę? Zanim otworzysz PowerPointa, zadaj trzy pytania. Rysunek handlowca przy laptopie — Zapisz sobie na telefonie albo podaj dalej. Pobierz obrazek

Materiały i transkrypcja

Artykuł z serii „20 minut z życia handlowca” o zdaniu „Proszę wysłać ofertę” jest w przygotowaniu. Link dodamy po publikacji.