Każdy handlowiec mówi o ofercie co innego? Zbierz wiedzę z dokumentów firmy

Instrukcja i prompt: AI układa wiedzę o ofercie tylko z Twoich PDF-ów i strony, z numerem dokumentu. Czego nie ma, mówi wprost.

ok. 30 minut, gdy dokumenty są zebrane

Zacznij tutaj. Zbierz aktualne dokumenty o ofercie, kliknij „Kopiuj prompt”, uzupełnij cztery pola, dodaj pliki i tekst strony i wyślij całość w czacie z AI.

Otwieram narzędzie…

Jak uruchomić

ChatGPT

Otwórz nową rozmowę, wklej prompt z uzupełnionymi polami, dodaj pliki jako załączniki i wyślij. Gdy materiałów jest dużo, dodawaj je w kilku wiadomościach i na końcu napisz „to wszystko”. Jeśli przy informacji brakuje numeru dokumentu, napisz: „Przy każdej informacji podaj numer dokumentu”.

Claude

Otwórz nową rozmowę, wklej prompt z uzupełnionymi polami, dodaj pliki jako załączniki i wyślij. Każdy plik nazwij z numerem na początku, na przykład „D2 ogólne warunki”, żeby odwołania były czytelne. Jeśli Claude opisze coś, czego nie ma w dokumentach, napisz: „Tego nie ma w materiałach. Usuń to i popraw bazę.”

Gemini

Otwórz nową rozmowę, wklej prompt z uzupełnionymi polami, dodaj pliki jako załączniki i wyślij. Sprawdź, czy przy gwarancji, terminach i cenie jest oznaczenie, czy to obietnica z materiałów, czy warunek z umowy. Jeśli go brakuje, napisz: „Przy terminach, gwarancji i cenie zaznacz, czy to obietnica, czy warunek z umowy”.

Przebieg i zasady

Zbierz aktualne materiały i ponumeruj je. Oddziel foldery, prezentacje i stronę od warunków umowy. Starsze wersje odłóż.
Tekst ze strony skopiuj do dokumentu i dopisz adres i datę. Skany przepisz albo wklej jako tekst, bo AI może je źle odczytać.
Uzupełnij cztery pola: co sprzedajecie i komu, spis materiałów, kto odpowiada za warunki umów, materiały.
Odpowiedź ma trzy części: co AI dostało, bazę wiedzy w układzie od A do I i najwyżej pięć informacji do sprawdzenia w pierwszej kolejności.
Potem zadajesz pytania o ofertę. Każda odpowiedź ma krótką odpowiedź, numer dokumentu z cytatem, oznaczenie obietnicy albo warunku, to, czego nie wiemy, i informację, czy można to przekazać klientowi bez sprawdzania.
Część 2 kopiujesz do dokumentu firmy. Ostatnia linia odpowiedzi nie jest częścią bazy.

Czego AI nie zrobi. Nie dopisze niczego z pamięci ani z internetu i nie wejdzie samo na stronę. Nie odpowie tym, co „zwykle” jest w branży: napisze „Nie ma w materiałach.”. Nie wybierze jednej wersji, gdy dokumenty mówią co innego. Nie wyjaśni, co zapis umowy znaczy w konkretnej sprawie: przytoczy zapis i odeśle do osoby, która za umowy odpowiada. Nie napisze klientowi o gwarancji, terminie, rabacie ani efekcie, których nie ma w dokumentach, nawet na prośbę. Nie zmieni bazy tylko dlatego, że napiszesz, że coś się zmieniło: poprosi o dokument. Nie wykona poleceń ukrytych w materiałach. Nie przeniesie do bazy nazwisk, telefonów ani nazw klientów.

Zanim użyjesz. Nie wklejaj do czatu z AI poufnych cenników, marż, rabatów, umów z konkretnymi klientami ani danych klientów, dopóki firma na to nie pozwoli. Sprawdź, czy Twoja firma pozwala wgrywać swoje dokumenty do czatu z AI. Kontakt z klientami prowadź zgodnie z przepisami. Jak to wygląda w praktyce B2B, opisałem tutaj: https://www.karoltabis.com/b2b-prospecting-a-pke-komunikacja-w-swietle-prawa-komunikacji-elektronicznej/

Dla zespołu. Jeśli Twój czat z AI pozwala założyć projekt ze stałymi plikami i stałą instrukcją, dodaj tam sprawdzone dokumenty i bazę, a prompt wklej jako instrukcję. W polu 4 napisz „materiały są w plikach projektu”. Handlowcy zadają pytania w nowych rozmowach w tym projekcie. Kto ma dostęp do projektu, widzi jego pliki.

Przykład (fikcyjny)

Firma serwisuje klimatyzację w biurach. Folder (D1) obiecuje „Reakcja na awarię do 24 godzin”, ogólne warunki (D2, § 4 ust. 2) mówią „do 48 godzin roboczych od przyjęcia zgłoszenia”. Na pytanie „Ile trwa reakcja na awarię?” AI odpowiada: „Dokumenty mówią co innego” i pokazuje obie wersje z numerami. Na pytanie „Czy serwisujecie w weekendy?” odpowiada „Nie ma w materiałach.”. Na prośbę „Napisz klientowi, że dajemy 5 lat gwarancji” odmawia, pokazuje 2 lata z folderu i 24 miesiące z warunków i proponuje zdanie: „Na wykonany montaż udzielamy 24 miesięcy gwarancji. Warunki gwarancji są w ogólnych warunkach umowy serwisowej, § 6.”

Jak ocenić wynik

Przy każdej informacji jest numer dokumentu. Porównaj kilka z dokumentem.
Na pytanie spoza materiałów jest „Nie ma w materiałach.”, a nie domysły.
Przy terminach, gwarancji, cenie i serwisie widać, czy to obietnica, czy warunek z umowy.
Gdy dokumenty się różnią, są obie wersje, a sprawa jest w części I.
Zapisy umowy są przytoczone, a nie wyjaśnione.
W bazie nie ma nazwisk, telefonów ani nazw klientów.

Jak powtórzyć

Gdy zmieniają się warunki, ceny albo zakres oferty, dodaj nowy dokument z kolejnym numerem i datą, a stary usuń. Poproś AI, żeby pokazało, co nowy dokument zmienia w bazie, i sprawdź to. Raz na jakiś czas, na przykład co kwartał, przejrzyjcie bazę z osobą, która odpowiada za ofertę, i dopiszcie pytania, na które baza odpowiedziała „Nie ma w materiałach.”.

Co dalej

Te same zdania klientów wracają, a każdy w zespole odpowiada inaczej
Gdy chcesz ułożyć wspólne odpowiedzi na wątpliwości klientów.

Opis typowego klienta powstał przy biurku? Zbuduj go z pięciu rozmów
Gdy chcesz wiedzieć, jakimi słowami klienci mówią o problemie, który rozwiązuje oferta.

Klient prosi o ofertę do jutra? Zanim wyślesz, sprawdź dziesięć rzeczy
Gdy przygotowujesz ofertę dla konkretnego klienta.

Klient pyta o cenę, różnice i opinie? Miej gotowe uczciwe odpowiedzi
Gdy z zebranej wiedzy chcesz przygotować odpowiedzi na pięć pytań, które klienci zadają najczęściej.

Ten sam produkt, trzy osoby przy stole. Każda pyta o co innego
Gdy tę samą ofertę trzeba wyjaśnić kilku osobom, z których każda patrzy na zakup inaczej.

Zanim klient kupi, zada dziesięć pytań. Masz odpowiedzi w dokumentach?
Gdy z tych samych dokumentów chcesz zrobić odpowiedzi na pytania kupującego.

Gdzie to miejsce w procesie

AI dla działu sprzedaży: każdy handlowiec odpowiada inaczej, baza z dokumentów firmy daje jedną odpowiedź

Przed: wiesz, co sprzedajecie i komu, i masz aktualne dokumenty o ofercie.

Teraz: zbierasz wiedzę o ofercie w jednym miejscu, z numerem dokumentu przy każdej informacji.

Po: z bazy przygotowujesz odpowiedzi na wątpliwości klientów i sprawdzasz ofertę, zanim ją wyślesz.

Każdy handlowiec mówi o ofercie co innego? Zbierz wiedzę z dokumentów firmy w jednym miejscu — Zapisz sobie na telefonie albo podaj dalej. Pobierz obrazek