Kiedy warto użyć
- Masz za sobą ważną rozmowę: dużo ustaleń, terminy, kilka osób po stronie klienta. Chcesz wrócić do dokładnych słów, a nie do tego, co zapamiętałeś.
- Przepisujesz nagrania ręcznie i zajmuje Ci to więcej czasu niż sama rozmowa.
- Prowadzisz zespół, w którym każdy przepisuje rozmowy innym programem, i nie wiesz, co to kosztuje ani gdzie trafiają nagrania.
Kiedy nie warto: nie nagrywaj tylko dlatego, że program jest darmowy. Jeśli do notatki wystarczy pięć minut zaraz po rozmowie, zrób notatkę z pamięci. Jeśli rozmówca nie zgadza się na nagranie, nie nagrywasz.
Co przygotować
Minimum: nagranie rozmowy, na które rozmówcy się zgodzili, i kwadrans na sprawdzenie tekstu.
Dodatkowo pomoże: zasady firmy o nagraniach i zewnętrznych serwisach, słuchawki z mikrofonem i jedno próbne nagranie bez klienta, na którym sprawdzisz program.
Zanim użyjesz
Nagrywaj tylko wtedy, gdy rozmówcy o tym wiedzą i się zgadzają. Zapytaj na początku rozmowy, zanim włączysz nagrywanie. Zanim wyślesz nagranie do zewnętrznego serwisu, sprawdź zasady swojej firmy. Usuń dane osób, które nie są potrzebne do sprawy. Nie wysyłaj na zewnątrz nagrań, w których padają informacje o zdrowiu albo inne dane wrażliwe.
Kontakt z klientami prowadź zgodnie z przepisami. Jak to wygląda w praktyce B2B, opisałem tutaj: https://www.karoltabis.com/b2b-prospecting-a-pke-komunikacja-w-swietle-prawa-komunikacji-elektronicznej/
Jak korzystać
- Zdecyduj, czy nagranie jest potrzebne. Nagrywaj ważne rozmowy, nie wszystkie.
- Zapowiedz nagranie i zapytaj o zgodę, zanim włączysz nagrywanie.
- Wybierz sposób: transkrypcja w programie do spotkań, osobna usługa albo model na Twoim komputerze. Zrób próbę na nagraniu bez klienta.
- Nagraj wyraźnie: słuchawki, ciche miejsce, jedna osoba mówi naraz.
- Przepisz nagranie i zapisz tekst przy sprawie klienta, nie na prywatnym dysku.
- Odsłuchaj zdania o cenie, terminie, decyzji i obietnicach. Niepewne miejsca oznacz jako [niewyraźne].
- Zrób z tekstu notatkę i następny krok, a niepotrzebne nagranie usuń.
Jak sprawdzić wynik: liczby, terminy i obietnice w tekście zgadzają się z nagraniem. Wiesz, kto co powiedział. Z tekstu powstała notatka z następnym krokiem, a nagranie nie leży bez terminu usunięcia.
Przykład (fikcyjny)
Rozmowa trwa 40 minut. Usługa liczy 0,15 zł za minutę, więc płacisz 6 zł. Sprawdzenie tekstu zajmuje 12 minut, a godzina Twojej pracy kosztuje firmę 60 zł, więc to kolejne 12 zł. Razem 18 zł. Model na własnym komputerze nie ma opłaty za minutę, ale sprawdzanie trwa tyle samo, a pierwsza instalacja zajmuje godziny. To przykład, nie cennik.
Gdzie to miejsce w całym procesie
Przed: wiesz, po co rozmawiasz, i masz zgodę rozmówców na nagranie.
Teraz: zamieniasz nagranie w tekst i sprawdzasz najważniejsze zdania.
Po: z tekstu robisz notatkę do systemu, w którym zapisujesz klientów, i krótkie podsumowanie dla klienta. Z kilku rozmów możesz potem zebrać słowa, którymi klienci sami opisują swój problem.
Jak robi się to w uporządkowanej firmie
Na początek jeden sprawdzony sposób i jedna rozmowa z kontrolą tekstu. Potem firma wybiera jeden dozwolony sposób dla wszystkich i ustala, gdzie leżą nagrania, kto ma do nich dostęp i kiedy są usuwane. Każde nagranie kończy się notatką z następnym krokiem, a nie kolejnym plikiem w folderze.
Po czym poznasz, że pomaga
Sprawdź, ile czasu mija od rozmowy do gotowej notatki i ile kosztuje jedna rozmowa razem z Twoim czasem. Zapisuj, ile razy w tekście był błędny termin, liczba albo osoba. Po kilku tygodniach zobacz, po ilu nagranych rozmowach jest notatka z następnym krokiem.
Co dalej
Po spotkaniu zapisz fakty i następny krok, a nie wrażenia Gdy chcesz, żeby AI zrobiło z transkrypcji notatkę do Twojego systemu.
Po spotkaniu każdy pamięta co innego? Wyślij klientowi pięć zdań Gdy chcesz wysłać klientowi krótkie podsumowanie ustaleń.
Po pierwszej rozmowie o potrzebach zapisz słowa klienta, nie domysły Gdy nie nagrywasz i robisz notatkę z pamięci.
Po spotkaniu pamiętasz, że coś obiecałeś. Sprawdź co i do kiedy Gdy z rozmowy wynikają obietnice z terminami.
Oferta mówi Waszym językiem, a klienci swoim? Zbierz ich słowa z rozmów Gdy z kilku transkrypcji chcesz wyciągnąć słowa, którymi klienci mówią o problemie.
