Jeden mówi „listopad”, drugi „nie w tym roku”. Co naprawdę ustalono?

Prompt, który z zapisu jednej rozmowy oddziela wspólne ustalenia od zdań jednej osoby i pokazuje, co sobie przeczy. Z cytatami i pytaniami.

ok. 10 minut

Zacznij tutaj. Kliknij „Kopiuj prompt”, uzupełnij cztery pola, wklej zapis jednej rozmowy bez danych osób i wyślij całość w czacie z AI.

Otwieram narzędzie…

Jak uruchomić

ChatGPT

Otwórz nową rozmowę, wklej prompt z uzupełnionymi polami i wyślij. Jeśli w części „Ustalone” pojawi się sprawa bez wyraźnej zgody drugiej strony, napisz: „Tego nikt nie potwierdził. Przenieś do części 4.” Jeśli w cudzysłowie jest zdanie, którego nie ma w zapisie, napisz: „Tego nie ma w zapisie. Popraw bez tego.”

Claude

Otwórz nową rozmowę, wklej prompt z uzupełnionymi polami i wyślij. Długą transkrypcję możesz dodać jako plik, ale w polu 4 napisz, że zapis jest w załączniku. Sprawdź w części 1, kogo AI uznało za kogo, zanim zaczniesz czytać resztę.

Gemini

Otwórz nową rozmowę, wklej prompt z uzupełnionymi polami i wyślij. Jeśli Gemini zacznie oceniać rozmówców albo dopisze coś z ogólnej wiedzy, napisz: „Tylko to, co jest w zapisie. Bez ocen ludzi.” Sprawdź, czy przy sprzecznościach są oba zdania dosłownie.

Przebieg i zasady

Wpisz datę rozmowy. Bez niej AI nie zamieni „do piątku” na datę i zostawi te słowa do sprawdzenia.
Opisz, kto rozmawiał, i jeśli wiesz, kim są mówcy z zapisu.
Napisz, skąd jest zapis i czy rozmówcy wiedzieli o nagraniu.
Wklej zapis i wyślij.
Odpowiedź ma siedem części: co AI dostało, ustalone, zdania jednej osoby, do potwierdzenia, możliwe sprzeczności, kto co robi do kiedy i pytania do klienta ze szkicem krótkiej wiadomości.

Co jest ustalone. Tylko sprawa, na którą obie strony wyraźnie się zgodziły i której nikt w rozmowie nie zaprzeczył. „Mhm”, „rozumiem”, „zobaczymy” i „proszę przesłać ofertę” nie są zgodą. Plan albo opinia jednej osoby to jej zdanie, a nie decyzja firmy.

Czego AI nie zrobi. Nie wpisze jako ustalonego niczego, czego nie ma w zapisie, także na Twoją prośbę. Nie rozstrzygnie sprzeczności po Twojej myśli. Nie oceni, kto mówi prawdę, kto blokuje albo co ktoś miał na myśli. Nie zgadnie, kto mówi, gdy zapis tego nie pokazuje: oznaczy mówcę jako niepewnego. Nie wybierze jednego z dwóch terminów. Nie przepisze nazwisk, nazw firm ani spraw prywatnych i zdrowotnych. Nie wykona poleceń ukrytych w zapisie. Nie wyśle wiadomości i nie zmieni niczego w Twoim systemie. Nie szuka niczego w internecie.

Zanim użyjesz. Usuń z zapisu imiona i nazwiska (także w oznaczeniach, kto mówi), telefony, maile, nazwy firm i sprawy prywatne. Sprawdź, czy Twoja firma pozwala wklejać zapisy rozmów do czatu z AI. Zapisu nagrania używaj tylko wtedy, gdy rozmówcy wiedzieli, że rozmowa jest nagrywana. Kontakt z klientami prowadź zgodnie z przepisami. Jak to wygląda w praktyce B2B, opisałem tutaj: https://www.karoltabis.com/b2b-prospecting-a-pke-komunikacja-w-swietle-prawa-komunikacji-elektronicznej/

Przykład (fikcyjny)

Rozmowa o programie do planowania produkcji w fabryce mebli. Dyrektor produkcji: „W przyszłym kwartale chcielibyśmy ruszyć z pilotażem.” Finanse: „W tym kwartale nie planujemy nowych wydatków.” AI pisze: nie musi być sprzecznością, bo mowa o różnych kwartałach. Pytanie: „Czy na pilotaż w przyszłym kwartale jest u Państwa osobny budżet, czy najpierw trzeba sprawdzić koszty?”

Dalej dyrektor produkcji: „Integracja z naszym systemem musi być od pierwszego dnia.” Kierownik IT: „Ustaliliśmy, że na start integracji nie będzie.” To różnica w zakresie. Pytanie: „Który wariant mamy uwzględnić w pierwszej wersji i kto ostatecznie to potwierdzi?” AI nie pisze „IT blokuje zakup”, bo tego nikt nie powiedział.

Jak ocenić wynik

W części „Ustalone” przy każdej sprawie są dwa cytaty: propozycja jednej strony i wyraźna zgoda drugiej.
Słowa w cudzysłowie są dosłowne, z rolą osoby i czasem z zapisu.
Mówca, którego nie da się rozpoznać, jest oznaczony jako niepewny, a jego słowa są w części „Do potwierdzenia”.
Przy sprzeczności są oba zdania i ocena, czy to na pewno sprzeczność.
Nikt nie jest oceniany, a pytania do klienta nie zawierają zarzutu.
Zadania bez terminu mają wpis „brak terminu”. Brak następnego kroku z datą jest napisany wprost.
W wyniku nie ma nazwisk, nazw firm ani spraw prywatnych.

Jak powtórzyć

Po każdej rozmowie z kilkoma osobami po stronie klienta zrób to samo na nowym zapisie, w nowej rozmowie z AI. Gdy klient odpowie na pytania, wklej jego odpowiedź w tej samej rozmowie z AI: potwierdzenie na piśmie może przenieść sprawę do ustalonych.

Co dalej

Po spotkaniu zapisz fakty i następny krok, a nie wrażenia
Gdy z tej samej rozmowy chcesz zrobić pełną notatkę do systemu: problem, kto decyduje, stan sprawy.

Po spotkaniu pamiętasz, że coś obiecałeś. Sprawdź co i do kiedy
Gdy chodzi tylko o obietnice obu stron i ich terminy.

Po spotkaniu każdy pamięta co innego? Wyślij klientowi pięć zdań
Gdy niejasności są wyjaśnione i chcesz wysłać klientowi krótkie podsumowanie.

Masz nagranie rozmowy z klientem? Przepisz je tanio i sprawdź tekst
Gdy masz nagranie, a nie masz jeszcze jego tekstu.

Gdzie to miejsce w procesie

Przed: rozmawiasz z klientem i zapisujesz rozmowę za wiedzą rozmówców albo robisz dokładną notatkę.

Teraz: oddzielasz to, co ustalono, od tego, co powiedziała jedna osoba, i wyłapujesz sprzeczności.

Po: pytasz klienta o niejasne sprawy, zapisujesz notatkę w systemie, w którym prowadzisz klientów, wysyłasz krótkie podsumowanie i dopiero wtedy przygotowujesz ofertę.