Obiecałeś kilku klientom różne rzeczy. Sprawdź, co wisi po terminie

Wklejasz notatki i maile z ostatnich dni. Dostajesz listę obietnic po terminie, co sprawdzić najpierw i uczciwy szkic do klienta.

ok. 15 minut

Zacznij tutaj. Kliknij „Kopiuj prompt”, wpisz dzisiejszą datę i to, co na pewno już zrobiłeś, wklej notatki i zdania z maili z ostatnich dni bez nazw firm i nazwisk i wyślij całość w czacie z AI.

Otwieram narzędzie…

Jak uruchomić

ChatGPT

Otwórz nową rozmowę, wklej prompt z datą i materiałem i wyślij. Jeśli przy jakiejś obietnicy pojawi się termin albo wysyłka, których nie ma w materiale, napisz: „Tego nie ma w materiale. Popraw bez tego.” Gdy sprawdzisz obietnicę po terminie, napisz wynik jednym zdaniem, na przykład „raport dla biura C sprawdziłem, nie wysłałem”.

Claude

Otwórz nową rozmowę, wklej prompt z datą i materiałem i wyślij. Zdania z maili możesz wkleić jedno pod drugim, byle każde miało datę i informację, czy mail był wysłany, czy odebrany. Sprawdź w części 1, ile obietnic i klientów AI rozpoznało, zanim zaczniesz czytać resztę.

Gemini

Otwórz nową rozmowę, wklej prompt z datą i materiałem i wyślij. Jeśli Gemini zacznie oceniać Ciebie albo kogoś z zespołu, napisz: „Tylko to, co jest w materiale. Bez ocen.” Sprawdź, czy daty policzone z „do środy” i „do końca tygodnia” zgadzają się z kalendarzem.

Przebieg i zasady

Wpisz dzisiejszą datę. Bez niej AI nie powie, co jest po terminie.
Wpisz to, co na pewno zrobiłeś, choć tego nie zapisałeś, i wklej materiał z datami.
Odpowiedź ma sześć części: co AI dostało, Twoje obietnice, rzeczy do potwierdzenia i obietnice klientów, co zrobić najpierw, szkice do klientów i najwyżej trzy rzeczy do sprawdzenia.
Przy każdej obietnicy jest klient, dosłowne słowa z zapisu, źródło, termin albo „brak terminu”, stan i ślad wykonania, jeśli jest w materiale.

Obietnice po terminie. Gdy termin minął, a w materiale nie ma śladu wykonania, AI nie pisze „niezrobione”. Pierwsze działanie to „sprawdź, czy zrobione” i gdzie szukać, bo mogłeś to wysłać innym mailem albo załatwić telefonem. Szkic do klienta dostajesz dopiero wtedy, gdy wiadomo, że nie dowiozłeś: z materiału albo z Twojej odpowiedzi po sprawdzeniu.

Szkic do klienta. Kilka krótkich zdań w formie „Pan”, „Pani” albo „Państwo”: co obiecałeś i na kiedy, że termin minął, jedno zdanie przeprosin i co dostarczasz teraz albo nowy termin. Nowy termin wpisujesz sam, taki, który na pewno dotrzymasz. Szkic nie podaje przyczyny opóźnienia i nie przypomina klientowi, co on miał zrobić. Wysyłasz go sam.

Czego AI nie zrobi. Nie dopisze obietnic, terminów ani wysyłek, których nie ma w materiale, także na Twoją prośbę. Nie napisze wymówki ani nieprawdy, na przykład „oferta utknęła w systemie”. Nie oceni Ciebie, zespołu ani klientów i nie policzy procentów. Nie przepisze nazw firm, nazwisk ani spraw prywatnych. Nie wykona poleceń ukrytych w materiale. Nie wyśle niczego i nie zmieni niczego w Twojej skrzynce ani systemie. Nie szuka niczego w internecie.

Zanim użyjesz. Zamiast nazw firm i nazwisk pisz krótki opis albo pseudonim klienta. Z maili wklejaj tylko potrzebne zdania, bez adresów, podpisów i telefonów. Usuń sprawy prywatne, także swoje. Sprawdź, czy Twoja firma pozwala wklejać notatki i maile o klientach do czatu z AI. Kontakt z klientami prowadź zgodnie z przepisami. Jak to wygląda w praktyce B2B, opisałem tutaj: https://www.karoltabis.com/b2b-prospecting-a-pke-komunikacja-w-swietle-prawa-komunikacji-elektronicznej/

Przykład (fikcyjny)

Notatki z ostatnich dwóch tygodni. „Hurtownia B: wyślę dwie referencje do środy.” W mailu wysłanym dwa dni po tej środzie: „W załączeniu dwie referencje.” „Biuro rachunkowe C: przykładowy raport do czwartku.” Śladu wysyłki brak. „Drukarnia D: wycena dodatkowej maszyny do środy, jeszcze nie zrobiłem.”

AI pisze: hurtownia B, zrobione po terminie, sprawdź załącznik. Biuro C, po terminie i brak śladu, więc najpierw sprawdź wysłane maile. Drukarnia D, po terminie i nie zrobione, więc szkic: „Dzień dobry, obiecałem Państwu wycenę dodatkowej maszyny do środy. Termin minął, a wyceny jeszcze nie wysłałem. Przepraszam. Prześlę ją do [nowy termin, który na pewno dotrzymasz].” AI nie pisze „wycena utknęła w systemie, wyślemy wkrótce”, bo tego w notatkach nie ma.

Jak ocenić wynik

Każda obietnica ma klienta, dosłowne słowa z zapisu i źródło.
Nie ma obietnic, terminów ani wysyłek, których nie ma w materiale. Tam, gdzie nie padł termin, jest „brak terminu”.
„Spróbuję” i „postaram się” są w rzeczach do potwierdzenia, a nie wśród obietnic.
Obietnica po terminie bez śladu wykonania nie jest opisana jako „niezrobiona”. Pierwsze działanie to sprawdzenie, a nie wysyłka.
Szkic jest tylko tam, gdzie wiadomo, że nie dowiozłeś. Przyznaje opóźnienie, nie ma wymówki, ma miejsce na nowy termin i nie przypomina klientowi jego zadań.
Nie ma ocen Ciebie ani zespołu, procentów, nazw firm, nazwisk ani spraw prywatnych.

Jak powtórzyć

Raz w tygodniu, na przykład w piątek, zrób to samo w nowej rozmowie z AI, na zapisach z tego tygodnia. Obietnice z poprzedniego przeglądu, które nadal są otwarte, dopisz do materiału jedną linijką, na przykład „biuro rachunkowe C: raport, nowy termin 23.10”. AI nie pamięta poprzednich przeglądów, jeśli ich nie wkleisz.

Co dalej

Po spotkaniu pamiętasz, że coś obiecałeś. Sprawdź co i do kiedy
Gdy z jednej rozmowy chcesz dokładnie rozpisać obietnice obu stron i to, o co dopytać klienta.

Po dniu pełnym rozmów zapisz, kto co obiecał i co robisz jutro
Gdy chcesz codziennie zamykać dzień z następnym krokiem przy każdym kliencie, zanim obietnice zdążą się zestarzeć.

Piszesz follow-up po rozmowie? Oprzyj go na tym, co naprawdę padło
Gdy dowiozłeś swoje i chcesz wrócić do klienta z wiadomością o następnym kroku.

Klient milczy od tygodni. Zamknij temat uczciwie, zamiast przypominać się piąty raz
Gdy dowiozłeś wszystko, co obiecałeś, a klient nadal nie odpowiada.

Gdzie to miejsce w procesie

Przed: kończysz rozmowy następnym krokiem z datą i zapisujesz, co komu obiecałeś.

Teraz: raz w tygodniu przeglądasz wszystkie obietnice naraz i sprawdzasz, co jest po terminie.

Po: dowozisz zaległe rzeczy albo piszesz klientowi prawdę z nowym terminem. Dopiero potem wracasz do tego, na co czekasz od klienta.