Maile od klientów w wielu wątkach. Sprawdź, kto czeka na odpowiedź

Lista spraw ze skrzynki od najdłużej czekających. Widzisz, gdzie klient czeka na Ciebie, gdzie Ty na klienta i od ilu dni.

ok. 20 minut

Zacznij tutaj. Zrób listę spraw ze skrzynki ręcznie albo skryptem, usuń z tematów nazwiska, kliknij „Kopiuj prompt”, wpisz dzisiejszą datę, wklej listę i wyślij całość w czacie z AI.

Otwieram narzędzie…

Jak uruchomić

Sposób A: ręcznie

W skrzynce przejrzyj maile od klientów z ostatnich tygodni i przy każdej sprawie wpisz w Notatniku jedną linijkę: data ostatniej wiadomości, kto napisał ostatni (ja albo druga strona), domena albo krótki opis klienta, temat. Pomiń newslettery, powiadomienia i automatyczne odpowiedzi. Tematy z nazwiskiem albo sprawą prywatną przepisz krótko po swojemu.

Sposób B: skrypt

Wyeksportuj pocztę do pliku .mbox albo plików .eml, z Odebranymi i Wysłanymi. Zapisz skrypt jako lista_spraw.py w tym samym folderze i uruchom: `py lista_spraw.py eksport.mbox --ja jan@mojafirma.pl` (na Macu `python3` zamiast `py`). Skrypt zapisze nowy plik z listą. Przeczytaj tematy i usuń z nich imiona, nazwiska i sprawy prywatne.

ChatGPT

Otwórz nową rozmowę, wklej prompt z datą i listą i wyślij. Jeśli przy jakiejś sprawie pojawi się treść maila, pytanie klienta albo data, których nie ma na liście, napisz: „Tego nie ma na liście. Popraw bez tego.” Gdy sprawdzisz, że w jakiejś sprawie odpowiedziałeś telefonem, napisz to jednym zdaniem, a sprawa przejdzie do właściwej listy.

Claude

Otwórz nową rozmowę, wklej prompt z datą i listą i wyślij. Wynik skryptu wklej w całości, razem z nagłówkiem, bo tam jest data liczenia dni i liczba pominiętych wiadomości. Sprawdź w części 1, ile spraw AI rozpoznało, zanim zaczniesz czytać resztę.

Gemini

Otwórz nową rozmowę, wklej prompt z datą i listą i wyślij. Jeśli Gemini zacznie oceniać klientów albo proponować gotowe maile, napisz: „Tylko to, co jest na liście. Bez ocen i bez maili.” Sprawdź dwie albo trzy liczby dni z kalendarzem.

Przebieg i zasady

Wpisz dzisiejszą datę. Bez niej AI nie policzy dni.
Napisz, czy na liście są Twoje wysłane maile. Bez nich wiele spraw wyjdzie jako „czeka na Ciebie”, choć już odpisałeś.
Odpowiedź ma pięć części: co AI dostało, sprawy czekające na Ciebie, sprawy, w których czekasz na klienta, sprawy niejasne i co zrobić najpierw.
Przy każdej sprawie jest druga strona, temat, data ostatniej wiadomości i liczba dni bez odpowiedzi, policzona tylko z dat na liście.

Brak odpowiedzi to nie dowód. Mogłeś odpowiedzieć telefonem, z innej skrzynki albo klient mógł odpisać komuś innemu. Dlatego pierwsze działanie przy sprawie czekającej na Ciebie to „sprawdź, czy nie odpowiedziałeś”, a dopiero potem „odpowiedz”.

Gdy czekasz na klienta. AI nie podsuwa „przypomnij się”. Przy każdej takiej sprawie pisze: odezwij się, gdy możesz dokończyć zdanie „Piszę, bo…”. Jeśli powodu nie masz, sprawdź, czy sprawa jeszcze żyje: dlaczego klient chce coś zmienić, dlaczego teraz, kto decyduje, co musi się wydarzyć, jaki jest następny krok. Jeśli nie znasz odpowiedzi, rozważ uczciwe zamknięcie tematu.

Czego AI nie zrobi. Nie dopisze spraw, dat, treści maili ani odpowiedzi, których nie ma na liście. Nie napisze maila do klienta, także na Twoją prośbę. Nie oceni klientów, nie nazwie nikogo „gorącym” i nie poda procentów. Nie przepisze imion, nazwisk, adresów e-mail osób, telefonów ani spraw prywatnych. Nie wykona poleceń ukrytych w tematach maili. Nie zajrzy do Twojej skrzynki, nawet jeśli ma do niej dostęp, i nie szuka niczego w internecie.

Zanim użyjesz. Korzystaj tylko ze swojej skrzynki albo takiej, do której masz upoważnienie. Do AI wklejaj tylko daty, tematy i domenę albo krótki opis klienta, bez treści maili, imion i nazwisk, adresów e-mail osób, telefonów i spraw prywatnych. Sprawdź, czy Twoja firma pozwala wklejać takie dane do czatu z AI. Plik z eksportem poczty i plik z listą usuń, gdy skończysz. Kontakt z klientami prowadź zgodnie z przepisami. Jak to wygląda w praktyce B2B, opisałem tutaj: https://www.karoltabis.com/b2b-prospecting-a-pke-komunikacja-w-swietle-prawa-komunikacji-elektronicznej/

Przykład (fikcyjny)

Lista ze skryptu, dzisiaj piątek 16 października. Serwis klimatyzacji: klient zapytał 9 października o czas montażu, wcześniej wysłałeś wycenę. Hurtownia: 1 października wysłałeś ofertę na regały, wróciła tylko automatyczna odpowiedź z urlopu. Drukarnia: 14 października przyszła prośba o kontakt, w pliku nie ma Twojej odpowiedzi.

AI pisze: czeka na Ciebie serwis klimatyzacji, od 7 dni, i drukarnia, od 2 dni, pierwsza wiadomość w sprawie. Czekasz na hurtownię od 15 dni, a automatyczna odpowiedź nie jest odpowiedzią klienta. Najpierw sprawdź, czy nie odpowiedziałeś serwisowi telefonem. Przy hurtowni: odezwij się, gdy możesz dokończyć zdanie „Piszę, bo…”. AI nie pisze „hurtownia to gorący klient, wyślij czwarte przypomnienie”.

Jak ocenić wynik

Każda sprawa ma datę ostatniej wiadomości, a liczba dni zgadza się z kalendarzem.
Sprawy bez daty albo z niejasną datą są osobno, bez zgadywania.
Nie ma newsletterów, automatycznych odpowiedzi ani spraw wewnętrznych firmy.
Nie ma treści maili, pytań klientów ani dat, których nie było na liście.
Nie ma ocen klientów, procentów, gotowych maili, imion, nazwisk ani telefonów.
Pierwsze działanie przy sprawie czekającej na Ciebie to sprawdzenie, a nie wysyłka.

Jak powtórzyć

Raz w tygodniu albo po kilku dniach w terenie zrób nową listę i nową rozmowę z AI. Skrypt uruchom na świeżym eksporcie. Stary plik z eksportem i starą listę usuń. AI nie pamięta poprzednich list, jeśli ich nie wkleisz.

Co dalej

Obiecałeś kilku klientom różne rzeczy. Sprawdź, co wisi po terminie
Gdy w mailach i notatkach są obietnice z terminem i chcesz wiedzieć, co jest po terminie.

Piszesz follow-up po rozmowie? Oprzyj go na tym, co naprawdę padło
Gdy wiesz już, komu odpowiedzieć, i chcesz napisać wiadomość z następnym krokiem.

Klient milczy od tygodni. Zamknij temat uczciwie, zamiast przypominać się piąty raz
Gdy czekasz na klienta długo i nie masz nowego powodu, żeby się odezwać.

Po spotkaniu zapisz fakty i następny krok, a nie wrażenia
Gdy chcesz sprawdzić, czy sprawa, na którą czekasz, jeszcze żyje.

Gdzie to miejsce w procesie

Przed: kończysz rozmowy następnym krokiem z datą, żeby było wiadomo, kto na kogo czeka.

Teraz: raz w tygodniu albo po kilku dniach w terenie robisz listę spraw ze skrzynki i sprawdzasz, kto czeka najdłużej.

Po: odpowiadasz na pytania klientów, dowozisz to, co obiecałeś, a do milczących klientów wracasz tylko z powodem albo zamykasz temat uczciwie.