Nie masz jeszcze systemu do klientów? Zacznij od tabeli

Arkusz z trzema połączonymi tabelami: firmy, szanse i działania z terminami, plus teczka jednej sprawy. Szanse bez następnego kroku same się podświetlają.

ok. 30 minut na wpisanie otwartych spraw

Zacznij tutaj. Kliknij „Pobierz arkusz”, otwórz plik w Excelu albo Arkuszach Google i zacznij od zakładki „Instrukcja”.

Otwieram narzędzie…

Jak uruchomić

Pobierz arkusz i otwórz go w Excelu. W Arkuszach Google wybierz Plik, Importuj, Prześlij i wskaż pobrany plik. Zacznij od zakładki „Instrukcja”. Kremowe wiersze w tabelach to fikcyjny przykład: przeczytaj go i usuń.

Przebieg i zasady

Ustal kody: firma F-001, szansa S-001, działanie D-001. Kod nie zawiera nazwiska.
W zakładce „Firmy” wpisz każdą firmę raz: problem klienta, efekt, którego oczekuje, osobę prowadzącą i datę ostatniego prawdziwego kontaktu.
W zakładce „Szanse” wpisz otwarte sprawy. Jedna firma może mieć kilka. Etap klienta wybierasz z listy, a w kolumnie obok wpisujesz, z czego to wiesz.
W zakładce „Działania” przy każdej otwartej szansie dodaj najbliższy krok: co, kto, termin. Działań nie nadpisuj. Wykonane oznacz „wykonane” z datą i wynikiem, nowe to nowy wiersz.
Raz w tygodniu sprawdź pomarańczowe wiersze. W „Szansach” to otwarte sprawy bez działania do wykonania. W „Działaniach” to kroki po terminie.

Nie zgaduj. Gdy czegoś nie wiesz, wpisz „nie ustalono”. Termin decyzji oznacz jako potwierdzony tylko wtedy, gdy klient go podał.

Etap to stan klienta. Wybierasz go po tym, co klient ustalił, a nie po tym, co Ty wysłałeś.

Zanim użyjesz. Wpisuj tylko dane potrzebne do pracy, bez haseł i spraw prywatnych. Udostępniaj arkusz konkretnym osobom, nigdy linkiem „każdy z linkiem może edytować”. Rób kopię zapasową. Kontakt z klientami prowadź zgodnie z przepisami. Jak to wygląda w praktyce B2B, opisałem tutaj: https://www.karoltabis.com/b2b-prospecting-a-pke-komunikacja-w-swietle-prawa-komunikacji-elektronicznej/

Przykład (fikcyjny)

F-001, producent opakowań, prosi o połączenie danych zamówień z magazynem. „Firmy”: ręczne przepisywanie zamówień powoduje błędy, oczekuje mniej reklamacji (bez liczby, bo nie padła). „Szanse”: S-001, klient sprawdza szczegóły, pytał o czas wdrożenia, termin decyzji nieznany. „Działania”: D-001, przesłać listę pytań technicznych do 14.10. Po wysłaniu: „wykonane”, data, wynik „klient odpisał, odpowie do piątku”, i nowe działanie z terminem.

Jak ocenić wynik

Żadna otwarta szansa nie jest pomarańczowa.
Każda firma jest w tabeli raz.
Przy szansach etap klienta ma dowód z rozmowy albo „nie ustalono”.
Wykonane działania zostały w historii.

Jak powtórzyć

Raz w tygodniu, najlepiej o stałej porze, przejrzyj pomarańczowe wiersze i duplikaty. Po każdej rozmowie zmień datę ostatniego kontaktu i dodaj następne działanie. Przed rozmową z klientem skopiuj zakładkę „Teczka klienta” i wypełnij ją dla tej sprawy.

Co dalej

Wybierasz system do klientów? Sprawdź najpierw trzy rzeczy
Gdy myślisz o zakupie programu i chcesz wiedzieć, co musi w nim być.

Trzydzieści kontaktów „w toku”? Ustaw status, który mówi, co dalej
Gdy chcesz opisywać zapytania, zanim staną się szansą.

Po spotkaniu zapisz fakty i następny krok, a nie wrażenia
Gdy po rozmowie chcesz zrobić notatkę do arkusza albo systemu.

Gdzie to miejsce w procesie

Przed: wiesz, jakie minimum musi mieć system do klientów, i macie wspólne nazwy statusów.

Teraz: wpisujesz otwarte sprawy i działania z terminami.