„Ktoś miał się odezwać do klienta”? Zobacz, kto co obiecał i co naprawdę jest po terminie

Arkusz dla szefa sprzedaży: jedna lista zobowiązań zespołu z typem kroku, terminem albo warunkiem, dniami po terminie i podpowiedzią, co zrobić. Brak planu, warunek i brak prawa do kontaktu osobno.

ok. 45 minut pierwszy raz, potem 15 minut co tydzień

Zacznij tutaj. Kliknij „Pobierz arkusz”, przeczytaj pięć reguł w zakładce „Instrukcja” i wklej do „Follow-upów” otwarte szanse z kodami zamiast nazwisk.

Otwieram narzędzie…

Jak uruchomić

Pobierz arkusz i otwórz w Excelu albo w Arkuszach Google (Plik, Importuj, Prześlij). Cztery kremowe wiersze to fikcyjne sytuacje: zaległość, warunek, brak planu i pomysł handlowca. Kolumny „Dni po terminie” i „Sygnał” liczą się same.

Przebieg i zasady

Przy każdej szansie wpisz, skąd wiadomo o ustaleniu: data spotkania, notatka, mail.
Wybierz typ następnego kroku: obiecane, uzgodnione, sugerowane (pomysł handlowca) albo warunkowe.
Wpisz termin, jeśli jest data, albo warunek powrotu, jeśli to zdarzenie.
Zaznacz, czy prawo do kanału kontaktu jest sprawdzone.
Przeczytaj „Sygnał” i wpisz działanie, osobę i datę kontroli.
Sprawy wstrzymane, czekające na zdarzenie, zakończone i bez podstawy kontaktu przenieś do „Wyjątków”.

Pięć reguł. Zaległość to minięty termin, niewykonana czynność i znane źródło ustalenia. Brak następnego kroku to sprawa do wyjaśnienia. Warunek to obserwacja zdarzenia, a nie liczenie dni. Termin wymyślony przez handlowca nie znaczy, że klient czeka. Przy kontakcie niesprawdzonym najpierw sprawdzasz podstawę, potem piszesz.

Kontakt z klientami prowadź zgodnie z przepisami. Jak to wygląda w praktyce B2B, opisałem tutaj: https://www.karoltabis.com/b2b-prospecting-a-pke-komunikacja-w-swietle-prawa-komunikacji-elektronicznej/

Przykład (fikcyjny)

Mapa czterech szans: A zaległe zobowiązanie (obiecana specyfikacja do 9 października, jest mail), B warunek (decyzja zarządu klienta), C brak następnego kroku (otwarta od 90 dni), D pomysł handlowca (sprawdzić sens i prawo do kontaktu). Tylko A to zaległość.

Jak ocenić wynik

Zaległości mają źródło ustalenia i minięty termin.
Braki planu i warunki są osobno.
Sprawy bez podstawy kontaktu nie trafiają do działań.
Każda sprawa ma osobę, działanie i datę kontroli.

Jak powtórzyć

Raz w tygodniu: przejrzyj sygnały, zamknij wykonane sprawy, zapisz przyczyny opóźnień. Nie nagradzaj liczby wysłanych przypomnień, tylko dotrzymanych obietnic.

Co dalej

Obiecałeś kilku klientom różne rzeczy. Sprawdź, co wisi po terminie
Gdy handlowiec chce sprawdzić własne obietnice.

Połowa otwartych szans stoi od miesięcy? Przejrzyj je z AI, zanim zrobisz prognozę
Gdy chcesz przejrzeć cały lejek.

Klient mówi „pozostańmy w kontakcie”? Wyjdź z rozmowy z następnym krokiem
Gdy chcesz, żeby rozmowy kończyły się uzgodnionym krokiem.

Gdzie to miejsce w procesie

Przed: handlowcy kończą rozmowy uzgodnionym krokiem i zapisują go.

Teraz: szef widzi zaległości i braki w jednym miejscu.