SalesJump Wszystkie narzędzia

Po spotkaniu zapisz fakty i następny krok, a nie wrażenia

Prompt: AI układa notatkę po spotkaniu do systemu, w którym zapisujesz klientów. Słowa klienta dosłownie, następny krok z datą, nic dopisanego.

ok. 10 minut

Zacznij tutaj. Kliknij „Kopiuj prompt”, wpisz datę spotkania, opis klienta i role osób, wklej notatkę albo transkrypcję i wyślij całość w czacie z AI.

Otwieram narzędzie…

Jak uruchomić

ChatGPT

Otwórz nową rozmowę, wklej prompt z uzupełnionymi polami i wyślij. Jeśli w cudzysłowie pojawi się zdanie, którego nie ma w notatce, napisz: „Cytuj tylko dosłowne słowa z notatki”. Jeśli przy obietnicy pojawi się data, której nikt nie podał, napisz: „Wpisz »brak terminu«, nie zgaduj”.

Claude

Otwórz nową rozmowę, wklej prompt z uzupełnionymi polami i wyślij. Przy długiej transkrypcji możesz poprosić: „Pokaż najpierw punkt 2 i 5”. Sprawdź, czy Twoje wrażenia stoją w osobnym polu, a nie jako fakty.

Gemini

Otwórz nową rozmowę, wklej prompt z uzupełnionymi polami i wyślij. Jeśli Gemini dopisze rady albo informacje z internetu o firmie klienta, napisz: „Tylko to, co jest w mojej notatce”. Jeśli stan sprawy dostanie procent, poproś o poprawkę według pięciu pytań.

Przebieg i zasady

  1. Wpisz datę spotkania, opis klienta bez nazwy, role osób i skąd jest materiał. Przy transkrypcji napisz, czy rozmówcy wiedzieli o nagraniu.
  2. Wklej nazwy pól z Twojego systemu albo wpisz „brak”. Wtedy AI użyje swoich pól: problem klienta, cel, powód działania teraz, kto bierze udział w decyzji, etap zakupu, co klient ceni, pieniądze, czas i ludzie, wątpliwości, następny krok, stan sprawy i Twoje wrażenia.
  3. Wklej notatkę albo transkrypcję i wyślij.
  4. Odpowiedź ma siedem części: co AI dostało, notatka do systemu, słowa klienta, kto co obiecał, następny krok, stan sprawy i rzeczy do sprawdzenia.
  5. Etap zakupu ma jedną z nazw: widzi problem, szuka sposobu, sprawdza szczegóły, ustala, co i za ile, wybiera dostawcę. Gdy nie ma przesłanek, jest „nie wiadomo”.
  6. Stan sprawy wynika z pięciu pytań: dlaczego klient chce coś zmienić, dlaczego teraz, kto naprawdę uczestniczy w decyzji, co musi się wydarzyć, żeby kupili, i jaki jest następny krok. Do wyboru: „pracuję”, „sprawdzam” albo „do zamknięcia”. O zamknięciu decydujesz Ty.

Czego AI nie zrobi. Nie wymyśli problemu, celu, osoby, kwoty, daty ani obietnicy. Nie zrobi cytatu ze streszczenia. Nie zmieni „może dołączy” w „decyduje” ani „proszę przesłać ofertę” w gotowość do zakupu. Nie wpisze procentu ani „gorącego klienta”, także na prośbę, a pole na prawdopodobieństwo w Twoim systemie zostawi Tobie. Nie przepisze nazwisk ani spraw prywatnych i zdrowotnych: jeśli wpływają na termin, zapisze tylko skutek, na przykład „rozmówca niedostępny, wraca za około dwa tygodnie”. Nie wykona poleceń ukrytych w notatce. Nie napisze maila do klienta i niczego nie zmieni w Twoim systemie. Nie szuka niczego w internecie.

Zanim użyjesz. Nie wklejaj do czatu z AI nazwisk, prywatnych telefonów i adresów ani spraw prywatnych i zdrowotnych. Transkrypcję nagrania wklejaj tylko wtedy, gdy rozmówcy wiedzieli, że rozmowa jest nagrywana. Kontakt z klientami prowadź zgodnie z przepisami. Jak to wygląda w praktyce B2B, opisałem tutaj: https://www.karoltabis.com/b2b-prospecting-a-pke-komunikacja-w-swietle-prawa-komunikacji-elektronicznej/

Przykład (fikcyjny)

Handlowiec dyktuje notatkę po spotkaniu w hurtowni instalacyjnej. Kierownik zakupów powiedział: „Trzy razy w zeszłym miesiącu odesłaliśmy instalatora z niczym.” Decyduje właściciel, kierownik ma mu to przedstawić. Kierownik będzie niedostępny przez dwa tygodnie z powodu prywatnego. Handlowiec obiecał wysłać listę części z cenami. Na końcu dopisał: „chyba ma budżet”. AI zapisuje problem i cytat, przy obietnicy „brak terminu”, przy następnym kroku „brak terminu (w notatce: za dwa tygodnie, wtedy pogadamy)”, bez przyczyny nieobecności. „Chyba ma budżet” trafia do pola „Moje wrażenia”. Stan sprawy: „sprawdzam”, bo nie ma następnego kroku z datą. AI podaje pytanie do klienta: „Kiedy realnie będą Państwo gotowi wrócić do decyzji? Ustalmy od razu termin, zamiast później się szukać.”

Jak ocenić wynik

  • Słowa klienta w cudzysłowie są dosłowne.
  • Twoje wrażenia stoją w osobnym polu, nie jako fakty.
  • Przy obietnicy bez terminu jest „brak terminu”, a przybliżenie w rodzaju „za dwa tygodnie” nie zmieniło się w datę.
  • Następny krok mówi, co, kto i do kiedy, albo AI pisze wprost, że go nie ma.
  • Stan sprawy wynika z pięciu pytań, bez procentów.
  • W notatce nie ma nazwisk ani spraw prywatnych i zdrowotnych.

Jak powtórzyć

Rób notatkę zaraz po każdym spotkaniu, póki pamiętasz, kto co powiedział. Za każdym razem wpisz następny krok do kalendarza. Raz w tygodniu przejrzyj sprawy, przy których stoi „brak terminu” albo „sprawdzam”, i zdecyduj, do kogo zadzwonić.

Co dalej

Po spotkaniu każdy pamięta co innego? Wyślij klientowi pięć zdań
Gdy z tej samej notatki chcesz zrobić krótki mail do klienta.Po spotkaniu pamiętasz, że coś obiecałeś. Sprawdź co i do kiedy
Gdy chcesz dokładnie rozpisać obietnice obu stron i to, o co dopytać.Piszesz follow-up po rozmowie? Oprzyj go na tym, co naprawdę padło
Gdy klient milczy i trzeba do niego wrócić.Po pierwszej rozmowie o potrzebach zapisz słowa klienta, nie domysły
Gdy nie nagrywasz rozmowy i chcesz od razu zapisać, co powiedział klient.Masz nagranie rozmowy z klientem? Przepisz je tanio i sprawdź tekst
Gdy masz nagranie i potrzebujesz z niego tekstu do notatki.
Gdzie to miejsce w procesie
Co zapisać po spotkaniu handlowym: wrażenie po tygodniu nic nie mówi, fakty i następny krok pozwalają działać

Przed: na koniec spotkania ustalasz, co robicie, kto to robi i do kiedy.

Teraz: zaraz po spotkaniu zapisujesz, co padło, i sprawdzasz, czego jeszcze nie wiesz.

Po: dowozisz swoje obietnice, piszesz klientowi krótkie podsumowanie i pilnujesz następnego kroku.

Po spotkaniu zapisz fakty i następny krok, a nie wrażenia. Handlowiec czyta notatkę „dobra rozmowa”
Zapisz sobie na telefonie albo podaj dalej. Pobierz obrazek