Trzydzieści kontaktów „w toku”? Ustaw status, który mówi, co dalej

Ściąga na jedną kartkę: pięć statusów zapytania, kiedy który ustawić, jedno pytanie kontrolne przy każdym i co robisz dalej.

ok. 15 minut na pierwszy przegląd listy

Zacznij tutaj. Kliknij „Pobierz PDF”, połóż kartkę obok listy kontaktów i przy każdym ustaw status po zdarzeniu, z następnym krokiem.

Otwieram narzędzie…

Jak uruchomić

Pobierz PDF, wydrukuj go albo trzymaj otwarty obok listy kontaktów. Zacznij od kontaktów, przy których stoi „w toku” albo nie ma żadnego statusu. Ustal z zespołem, że wszyscy używają tych samych pięciu nazw w tym samym znaczeniu.

Przebieg i zasady

Przy każdym kontakcie zapytaj: co się ostatnio wydarzyło? Wybierz status, który pasuje do tego zdarzenia.
Zadaj pytanie kontrolne z kolumny obok statusu. Jeśli nie umiesz odpowiedzieć, zapisz, czego brakuje.
Dopisz następny krok: co, kto, do kiedy.
Kontakt zamykasz zawsze z powodem i datą. Do zamkniętego wracasz tylko wtedy, gdy jest prawdziwy powód i kontakt jest dozwolony.

Status to nie następny krok. Zamiast samego „w kontakcie” wpisz na przykład: „W kontakcie. Klient prosi o dane wdrożeniowe. Adam wysyła do 15.10”.

Szansa to nie wygrana. „Jest szansa sprzedaży” znaczy, że jest sprawa do prowadzenia. Wygraną i przegraną zapisujesz przy szansie, nie przy zapytaniu.

„Wysłałem ofertę” to nie status klienta. To Twoja czynność. Nie mówi, co klient już wybrał.

Zanim użyjesz. Kontakt z klientami prowadź zgodnie z przepisami. Jak to wygląda w praktyce B2B, opisałem tutaj: https://www.karoltabis.com/b2b-prospecting-a-pke-komunikacja-w-swietle-prawa-komunikacji-elektronicznej/

Przykład (fikcyjny)

Ktoś pobrał ściągę ze strony: „Nowy”. Dostaje to, o co prosił. Ktoś inny pisze: „Musimy w tym kwartale ograniczyć błędy w fakturach. Możemy porozmawiać?”. Po rozmowie widać problem, ale nie wiadomo, kto decyduje i kiedy: „Do sprawdzenia”, następny krok „zapytać o osobę decydującą przy rozmowie w czwartek”. Gdy klient potwierdzi, że chce to rozwiązać i rozmawia o tym z Tobą: „Jest szansa sprzedaży”.

Jak ocenić wynik

Każdy kontakt ma jeden z pięciu statusów, ustawiony po zdarzeniu.
Przy każdym otwartym kontakcie jest następny krok z datą i osobą.
Zamknięte kontakty mają powód i datę.
Nikt nie zamyka kontaktu po jednym nieodebranym telefonie i nikt nie uznaje pobrania materiału za chęć zakupu.

Jak powtórzyć

Raz w tygodniu przejrzyj listę: kontakty bez osoby prowadzącej, kroki po terminie i „w kontakcie” bez daty. Po miesiącu porównaj, z jakich źródeł zapytania najczęściej stają się szansą sprzedaży i dlaczego kontakty się zamyka.

Co dalej

Przyszło nowe zapytanie? Doprowadź je do następnego kroku z datą
Gdy chcesz ustalić, co robić z zapytaniem od chwili, gdy wpłynie.

Dwóch klientów prosi o ofertę. Sprawdź, czy chcą tego samego
Gdy jest szansa sprzedaży i chcesz wiedzieć, na jakim etapie jest klient.

Klient prosi o ofertę. Sprawdź, czy wiesz dość, żeby ją pisać
Gdy kontakt jest „do sprawdzenia” i brakuje Ci odpowiedzi.

Gdzie to miejsce w procesie

Przed: zapytanie wpływa i ktoś na nie odpowiada.

Teraz: ustawiasz status po zdarzeniu i zapisujesz następny krok.