Widzisz sumę faktur, ale nie wiesz, kto przestał kupować? Zrób zestawienie na klienta i miesiąc

Skrypt, który na Twoim komputerze zamienia eksport faktur w zestawienie klient, miesiąc, waluta, suma netto. Z pseudonimami zamiast kodów klientów i sumą kontrolną do porównania z raportem.

ok. 20 minut za pierwszym razem

Zacznij tutaj. Wyeksportuj faktury do pliku CSV z pięcioma kolumnami, kliknij „Kopiuj skrypt”, zapisz go obok eksportu i uruchom według kroków w ramce poniżej.

Otwieram narzędzie…

Jak uruchomić

Kroki uruchomienia są w ramce ze skryptem. Skrypt działa na Twoim komputerze, nie łączy się z internetem i nie zmienia pliku z eksportem. Wynik zapisuje w tym samym folderze jako sprzedaz_klient_miesiac.csv.

Przebieg i zasady

Przygotuj eksport: jeden wiersz to jeden dokument. Kolumny: document_id, client_id, issue_date (RRRR-MM-DD), currency, net_amount. Korekty jako kwoty ujemne.
Sprawdź kopię: kwoty netto, jedna waluta w wierszu, brak powtórzonych numerów dokumentów.
Uruchom skrypt i podaj hasło do pseudonimów.
Porównaj sumę kontrolną z raportem z systemu faktur.
Zaznacz klientów, u których zakupy się zmieniły, i sprawdź z opiekunem dlaczego, zanim zaplanujesz kontakt.

Co skrypt sprawdza. Brak kolumn, powtórzony dokument, niejasny zapis kwoty (na przykład kropka i przecinek naraz), zła data. Przy błędzie zatrzymuje się i mówi, w którym wierszu.

Czego nie robi. Nie liczy marży, VAT ani netto z brutto. Nie dodaje różnych walut. Nie zna Twoich zasad księgowych: zaliczki i faktury końcowe mogą podwoić wynik, jeśli są w eksporcie obie.

Przykład (fikcyjny)

Eksport: FV001 K-001 10 000 zł w styczniu, FV002 K-002 5 000 zł w styczniu, korekta K-001 minus 2 000 zł w lutym, FV003 K-001 4 000 zł w lutym, FV004 K-002 1 200,50 EUR w lutym. Wynik: cztery wiersze, w tym K-001 luty 2 000 zł i osobny wiersz w euro. Suma kontrolna: 17 000 zł i 1 200,50 EUR.

Jak ocenić wynik

Suma kontrolna zgadza się z raportem albo różnice są wyjaśnione.
Każda waluta jest osobno.
Zmiany zakupów są sprawdzone z opiekunem, zanim padną wnioski.

Jak powtórzyć

Co miesiąc albo co kwartał na nowym eksporcie, z tym samym hasłem. Pseudonimy zostaną te same, więc wyniki dadzą się porównać.

Co dalej

Nie masz jeszcze systemu do klientów? Zacznij od tabeli
Gdy chcesz zapisywać, co wiesz o klientach.

Pracujesz na klientach, którzy akurat dzwonią? Wybierz dwudziestu najważniejszych
Gdy z zestawienia wybierasz najważniejsze konta.

Chcesz przeanalizować szanse, ale eksport ma nazwiska i maile?
Gdy podobnie chcesz przeanalizować otwarte szanse.

Gdzie to miejsce w procesie

Przed: masz teczkę klienta i listę ważnych kont.

Teraz: zestawienie zakupów z faktur.